Uitspraakdatum

09-01-2017

ECLI

ECLI:NL:TAHVD:2017:5

Zaaknummer

160244

Inhoudsindicatie

Dekenbezwaar. Tussenbeslissing. Opdracht aan de deken om nader onderzoek te verrichten naar de praktijkvoering van verweerder sinds 1 januari 2016.

Uitspraak

Beslissing

van 9 januari 2017 (bij vervroeging)

in de zaak 160244

naar aanleiding van het hoger beroep van:

verweerder

tegen:

deken

1    HET GEDING IN EERSTE AANLEG

Het hof verwijst naar de beslissing van de Raad van Discipline in het ressort Den Haag (verder: de raad) van 22 augustus 2016, gewezen onder nummer 16-104/DH/RO, aan partijen toegezonden op 22 augustus 2016, waarbij het bezwaar van de deken tegen verweerder gegrond is verklaard. Aan verweerder is de maatregel van schrapping van het tableau opgelegd. Verweerder is veroordeeld tot betaling van de proceskosten van € 1.000,00 aan de Nederlandse Orde van Advocaten.

De beslissing is gepubliceerd op tuchtrecht.nl als ECLI:NL:TADRSGR:2016:164.

2    HET GEDING IN HOGER BEROEP

2.1    De memorie waarbij verweerder van deze beslissing in hoger beroep is gekomen, is op 16 september 2016 ter griffie van het hof ontvangen.

2.2    Het hof heeft voorts kennis genomen van:

-    de stukken van de eerste aanleg;

-    de brief van mr. S, gemachtigde van verweerder, van 16 september 2016;

-    de antwoordmemorie van de deken.

2.3    Het hof heeft de zaak mondeling behandeld ter openbare zitting van 2 december 2016, waar de deken en verweerder, bijgestaan door mr. S, zijn verschenen. Verweerder heeft gepleit aan de hand van een pleitnota.

3    HET DEKENBEZWAAR

3.1    Het dekenbezwaar houdt, zakelijk weergegeven, in dat verweerder tuchtrechtelijk verwijtbaar heeft gehandeld als bedoeld in artikel 46 Advocatenwet doordat hij tekort is geschoten in de nakoming van de verplichtingen die het beroep van advocaat met zich brengt. Meer in het bijzonder is - zo leest het hof in het dekenbezwaar van 2 februari 2016 - de deken van oordeel dat verweerder zijn praktijk niet naar behoren heeft uitgeoefend omdat uit een drietal kantoorbezoeken is gebleken dat hij niet voldoet aan de verplichtingen die voortvloeien uit de voor advocaten geldende regelgeving.

4    FEITEN

Het volgende is komen vast te staan:

4.1    Verweerder is sinds 3 juli 1992 ingeschreven als advocaat in het arrondissement [naam].

4.2    Op 26 juni 2014 heeft een eerste kantoorbezoek bij verweerder plaatsgevonden. De bevindingen naar aanleiding van dit bezoek gaven de deken aanleiding tot zorg. Deze zorgen betroffen vooral de wijze waarop verweerder zijn zaken behandelde; hij stuurde geen opdrachtbevestigingen aan cliënten en legde belangrijke informatie niet schriftelijk vast. Verder beschikte hij niet over een alimentatieberekeningsprogramma, terwijl hij wel familiezaken behandelde.

4.3    Naar aanleiding van het eerste kantoorbezoek vond op 7 juli 2015 een vervolgbezoek aan het kantoor van verweerder plaats. Tijdens dit bezoek bleek dat verweerder de aanbevelingen naar aanleiding van het eerste bezoek voor een groot gedeelte had opgevolgd. Voorts zijn dossiers die verweerder na het eerste kantoorbezoek in behandeling had genomen inhoudelijk beoordeeld.

4.4    Uit bijna alle dossiers die verweerder na het eerste kantoorbezoek in behandeling had genomen bleek dat hij heel veel toevoegingen aanvraagt voor cliënten, terwijl uit de dossiers niet of nauwelijks van werkzaamheden blijkt. Verweerder declareert adviestoevoegingen en legt daarbij urenspecificaties over. Uit deze urenspecificaties blijkt dat er correspondentie en gesprekken zouden zijn gevoerd, maar uit de dossiers en computer van verweerder blijkt daarvan niets. Verweerder kon ook niet aangeven wat hij precies voor de desbetreffende cliënten heeft gedaan. Daarnaast is gebleken dat verweerder cliënten er niet (schriftelijk) op wijst dat zij korting kunnen krijgen op de eigen bijdrage als zij door het Juridisch Loket worden verwezen en uit de declaraties in de dossiers blijkt ook niet dat kortingen op de eigen bijdrage zijn gegeven.

4.5    Het tweede kantoorbezoek gaf aanleiding tot nader onderzoek naar de praktijk van verweerder. Op 15 oktober 2015 heeft een derde kantoorbezoek plaatsgevonden. Tijdens dit derde kantoorbezoek, waarbij 21 lopende dossiers zijn ingezien, bleek uit de dossiers opnieuw niet, althans nauwelijks, van verrichte werkzaamheden. Uit de urenspecificaties blijkt dat verweerder veel besprekingen zou voeren met cliënten maar daarvan is in de dossiers niets terug te vinden. Ook bevatten de dossiers geen correspondentie of stukken en blijkt daaruit niet dat verweerder zijn cliënten ooit advies geeft.

4.6    Na het derde kantoorbezoek is verweerder uitgenodigd voor een bespreking op het bureau van de Orde op 27 oktober 2015. Tijdens deze bespreking heeft verweerder op verzoek van de deken een aantal dossiers meegenomen waarin de toevoegingen reeds waren gedeclareerd. Ook toen is vastgesteld dat de dossiers niet voldoen aan de voor een advocaat geldende eisen. In de dossiers werden geen opdrachtbevestigingen, geen sluitingsbrieven, geen adviezen en geen correspondentie aangetroffen. Voorts bleek opnieuw dat verweerder relatief veel uren schrijft terwijl uit de dossiers niet kan worden afgeleid welke werkzaamheden hij heeft verricht.

4.7    Met betrekking tot de op 27 oktober 2015 ingekeken dossiers is door de deken een notitie opgesteld. Deze notitie is bij brief van 3 november 2015 aan verweerder gestuurd. In deze notitie worden per dossier de bevindingen weergegeven. In de begeleidende brief heeft de deken wederom aan verweerder kenbaar gemaakt dat hij zich grote zorgen maakt. Aan verweerder zijn twee opties gegeven: ofwel begeleiding door een advocaat/coach ofwel indiening van een dekenbezwaar.

4.8    Verweerder heeft bij brief van 6 november 2015 op de notitie en de brief van de deken zijn commentaar gegeven. In deze brief weerspreekt hij de bezwaren van de deken niet en geeft hij aan alle adviezen en aanbevelingen te zullen opvolgen en dit sinds het kantoorbezoek ook al te doen door bijvoorbeeld dossiers te splitsen, opdrachtbevestigingen te sturen in alle zaken en kortere besprekingen en telefoongesprekken te registeren. Voorts verklaart verweerder onder meer bereid te zijn zich te laten coachen en bereid te zijn in personen- en familierechtzaken stukken en correspondentie eerst te laten goedkeuren door een lid van de Raad van de Orde. Verweerder zegt toe toevoegingszaken waarin geen inhoudelijke werkzaamheden zijn verricht niet te zullen declareren. Hij omarmt het idee om een coach/begeleider te benoemen met beide handen.

4.9    Op de brief van verweerder van 6 november 2015 heeft de deken gereageerd bij brief van 30 november 2015. Daarin heeft de deken enkele stellingen van verweerder weerlegd, zijn stellingname ten aanzien van de praktijkvoering van verweerder gehandhaafd en te kennen gegeven van de rechtbank signalen te hebben ontvangen dat de kwaliteit van het optreden van verweerder ver beneden de maat is.

4.10    Naar aanleiding van de inhoud van de nadien van verweerder ontvangen brieven van 2 en 14 december 2015 - waarin verweerder de zorgen rondom zijn praktijkvoering weerspreekt en om tijd vraagt om het niveau van zijn kennis en kunde en zijn juridische peil omhoog te trekken - is verweerder wederom uitgenodigd voor een bespreking op het kantoor van de deken.

4.11    Op 18 januari 2016 heeft deze bespreking plaatsgevonden. Bij die gelegenheid heeft verweerder een schriftelijke reactie op de bij brief van 3 november 2015 toegezonden notitie overhandigd. In deze reactie worden de bezwaren van de deken, zoals hiervoor onder 2.7 weergegeven, niet weerlegd. De deken heeft verweerder bij die gelegenheid medegedeeld een dekenbezwaar te zullen indienen.

4.12    Verweerder is in december 2014 een zogenaamd High Trust kantoor geworden voor de gefinancierde rechtsbijstand. Na de eerste steekproefcontrole door de Raad voor Rechtsbijstand bleek dat verweerder een foutpercentage had van 28,5. De Raad voor Rechtsbijstand heeft verweerder er toen op gewezen dat hij een cursus diende te volgen over het juist invullen van de toevoegingscodes. Daarnaast heeft de Raad voor Rechtsbijstand een relatiemanager aangewezen die afspraken heeft gemaakt met verweerder in het kader van een verbetertraject. Op 11 januari 2016 is een 100% controle uitgevoerd; het foutpercentage was toen 0.

4.13    Tegen verweerder zijn in 2015 twee bezwaren ingediend over de kwaliteit van zijn dienstverlening.

4.14    Op 26 januari 2016 is aan verweerder een concept van het dekenbezwaar toegezonden. Daarop heeft verweerder op 29 januari 2016 zijn commentaar gegeven.

5    BEOORDELING

5.1    Het hof stelt voorop dat de praktijkuitoefening van een advocaat dient te voldoen aan de daarvoor door de Orde van Advocaten gestelde eisen, meer in het bijzonder aan de eisen welke voortvloeien uit de Verordening op de advocatuur.

5.2    De raad heeft, kort en zakelijk weergegeven, zijn beslissing gegrond op twee overwegingen, ten eerste dat een advocaat gehouden is een hem verleende opdracht en de daarvoor geldende (financiële) voorwaarden schriftelijk te bevestigen en dat verweerder daarmee, ook na hierop door de deken te zijn gewezen, in gebreke is gebleven en ten tweede  dat verweerder in de afgelopen jaren een groot aantal toevoegingen heeft aangevraagd en gekregen zonder dat hij hiervoor aantoonbaar daadwerkelijk rechtsbijstand heeft verleend en daarmee in strijd heeft gehandeld met de op hem rustende verplichting tot financiële integriteit. 

5.3    Tegen de beslissing van de raad heeft verweerder drie grieven geformuleerd. Het hof zal deze grieven achtereenvolgens bespreken.

5.4    De eerste grief houdt in dat de raad zijn overweging dat verweerder zich niet heeft gehouden aan zijn verplichting tot schriftelijke vastlegging van de opdracht en de geldende (financiële) voorwaarden heeft doen steunen op oude dossiers, waarmee verweerder bedoelt dossiers die hij vóór het eerste kantoorbezoek op 26 juni 2014 in behandeling heeft genomen. Verweerder wijst op de vaststelling van de Raad voor de Rechtsbijstand naar aanleiding van een controle op 11 januari 2016 dat het resultaat van die controle een foutpercentage van 0 opleverde. Voorts wijst verweerder op de brief van de deken van 26 januari 2016 waaruit blijkt dat hij de aanbevelingen van de Raad van Toezicht na het eerste bezoek voor een groot deel heeft opgevolgd. Zowel de score van de controle van de Raad voor de Rechtsbijstand als de actuele bevindingen van de deken kunnen, aldus verweerder, de conclusie van de raad dat hij in strijd handelt met de financiële integriteit, niet dragen.

5.5    De grief treft om twee redenen geen doel.

5.6    De eerste reden is dat niet valt in te zien waarom de raad zijn beslissing niet mede zou mogen gronden op tekortkomingen van verweerder in zijn praktijkvoering voor het eerste kantoorbezoek. Het gegeven dat verweerder na het constateren van deze tekortkomingen actief heeft meegewerkt aan verbetering maakt dit niet anders.

5.7    De tweede reden is dat het door verweerder aan de raad gemaakte verwijt dat de beslissing slechts is gegrond op “oude dossiers”, niet juist is, in welk verband het hof het volgende overweegt.

5.8    In het verslag van het eerste bezoek van de Raad van Toezicht van 26 juni 2014 zijn acht aanbevelingen en twee tips opgenomen. De aanbevelingen betreffen het versturen van opdrachtbevestigingen, het vastleggen van (financiële) afspraken, het verbeteren van de kennis van het familierecht, het opzetten van een cliëntenadministratie zodat gecontroleerd kan worden op belangentegenstellingen, het archiveren van dossiers, het opnemen van een bewaartermijn in de afsluitbrief, het aanpassen van de termijnbewaking en het aanpassen van het cliënttevredenheidsonderzoek.

5.9    In het verslag van het tweede kantoorbezoek van de Raad van Toezicht van 7 juli 2015 is onder meer opgenomen:

“De aanbevelingen na het eerste bezoek heeft [verweerder] voor een groot deel opgevolgd. Dit tweede bezoek was met name bedoeld om inhoudelijk de dossiers te beoordelen die [verweerder] na het eerste bezoek in behandeling heeft genomen. [verweerder] heeft de jaarstukken 2014 overhandigd. ” 

5.10    Blijkens het verslag van 7 juli 2015 heeft de Raad van Toezicht 11 dossiers ingezien. Ten aanzien van dossier nummer 2 kan aan de hand van de in het verslag genoemde datum van de opdrachtbevestiging (9 december 2014) worden vastgesteld dat dit een dossier van na 26 juni 2014 is. Ten aanzien van de andere 10 bekeken dossiers heeft verweerder evenmin onderbouwd dat het gaat om  “oude dossiers”, dat wil zeggen dossiers die hij vóór 26 juni 2014 in behandeling heeft genomen.

5.11    Zoals gememoreerd onder de vermelding van vaststaande feiten, heeft op 15 oktober 2015  een derde kantoorbezoek van de Raad van Toezicht plaatsgevonden. Bij dit onderzoek was ook de deken aanwezig. Bij brief van 3 november 2015 heeft de deken aan verweerder een Interne Notitie naar aanleiding van dat bezoek toegezonden. Blijkens deze Interne Notitie zijn 31 dossiers bekeken, waarvan 18 afgesloten en 13 lopende dossiers. Het betreft voor een deel dossiers die vóór en voor een ander deel dossiers die na 26 juni 2014 door verweerder in behandeling zijn genomen.

5.12    Het hof overweegt dat het doel van de raadpleging van de dossiers van verweerder niet zozeer betrekking had op de aanbevelingen naar aanleiding van het eerste kantoorbezoek, maar inhoudelijk van aard was. Dat de Raad van Toezicht in het verslag van het tweede kantoorbezoek heeft opgemerkt dat verweerder die aanbevelingen voor een groot deel had opgevolgd, zegt nog niets over de inhoudelijke beoordeling van dossiers. Verweerder kon derhalve aan die opmerking niet het vertrouwen ontlenen dat alles in orde was. 

5.13    Gezien het vorenstaande stelt het hof vast dat de grief van verweerder dat de raad zijn beslissing heeft doen steunen op oude dossiers, hetgeen wil zeggen dossiers die verweerder vóór 26 juni 2014 in behandeling heeft genomen, feitelijke grondslag ontbeert en bovendien onvoldoende relevant is voor de beoordeling van het dekenbezwaar.

5.14    De tweede grief richt zich specifiek op overweging 5.3 van de beslissing van de raad, waarin wordt overwogen dat verweerder in de afgelopen jaren een groot aantal toevoegingen heeft aangevraagd en gekregen zonder dat hij hiervoor aantoonbaar daadwerkelijk rechtsbijstand heeft verleend. Het hof overweegt hieromtrent als volgt.

5.15    Uit het onderzoek van de Raad van Toezicht kwam het beeld naar voren dat verweerder toevoegingen aanvraagt en werkzaamheden en bijbehorende uren registreert, maar dat uit de dossiers niet blijkt van werkelijke werkzaamheden. Deze constatering was voor de Raad van Toezicht reden voor nader onderzoek naar de praktijk van verweerder.

5.16    De raadpleging ter gelegenheid van het derde kantoorbezoek van de bedoelde 31 dossiers bevestigen het onder 5.15 geschetste beeld. In zijn brief van 6 november 2016 heeft verweerder de ontvangst van de brief van de deken van 3 november 2016 bevestigd en heeft hij hierop gereageerd. In zijn reactie weerspreekt hij de bevindingen van de deken niet.

5.17    In de grief stelt verweerder dat in de brief van de deken van 3 november 2015 melding wordt gemaakt van het feit dat de Raad (van toezicht – HvD) aan de hand van de dossiers de kwaliteit niet heeft kunnen vaststellen en dat dit met zich brengt dat een oordeel over de vraag of klager al dan niet daadwerkelijk rechtsbijstand heeft verleend in beginsel onmogelijk is.

5.18    De grief miskent dat de raad niet heeft overwogen dat verweerder geen rechtsbijstand heeft verleend, maar dat dit niet aantoonbaar wel het geval is. Gezien de onderzoeken van de deken heeft de raad dit in redelijkheid kunnen overwegen. Feiten of omstandigheden die kunnen leiden tot het oordeel dat de raad in redelijkheid niet tot dat oordeel heeft kunnen komen, zijn niet gesteld of gebleken.

5.19    Verweerder heeft tijdens het kantoorbezoek op 26 juni 2014 verklaard het Kantoorhandboek van de Nederlandse Orde te gebruiken. Op grond van artikel 6.2 lid 1 van de Verordening op de advocatuur richt de advocaat de organisatie van zijn kantoor, alsmede de dienstverlening aan de cliënt adequaat in. Op grond van artikel 6.4 lid 1 sub f van de Verordening op de advocatuur wordt in het kantoorhandboek beschreven op welke wijze de advocaat voldoet aan de voor hem geldende regels betreffende het dossier- en zaaksbeheer. In het Modelkantoorhandboek van de Nederlandse Orde versie 14 juli 2015 wordt ten aanzien daarvan onder meer geschreven:

De voortgang van een zaak wordt schriftelijk gedocumenteerd in het dossier. Alle handelingen en contactmomenten worden vastgelegd. Ook worden kopieën van brieven en andere schriftelijke gegevens aan het dossier toegevoegd. Zo ook e-mails. Het dossier zal na de financiële afhandeling opgeschoond en vervolgens in het archief geplaatst worden.

In het Modelkantoorhandboek is voorts een instructie Dossiervorming opgenomen. Deze instructie was ook al ver voor de inwerkingtreding van de Verordening op de advocatuur de heersende norm. 

5.20    Op grond van de door verweerder niet bestreden bevindingen van de deken en de erkenning van verweerder dat zijn dossiers “nagenoeg leeg zijn” stelt het hof vast dat verweerder niet voldoet aan de voor hem geldende regels ten aanzien van dossiervorming. Dat is in strijd met de Verordening op de advocatuur en een nalaten dat een behoorlijk advocaat niet betaamt als bedoeld in artikel 46 van de Advocatenwet. Het nalaten van verweerder in dat opzicht is, zeker gezien de duur en de mate van dat nalaten, ernstig verwijtbaar.

5.21    In zoverre de raad heeft overwogen dat verweerder heeft gehandeld in strijd met de op hem rustende verplichting tot (financiële) integriteit, is het hof van oordeel dat die conclusie niet kan worden getrokken op basis van de enkele overweging dat verweerder wel toevoegingen heeft aangevraagd maar niet aantoonbaar daadwerkelijk rechtsbijstand heeft verleend. Daartoe zou moeten vaststaan dat verweerder geen rechtsbijstand heeft verleend maar wel toevoegingen daarvoor heeft aangevraagd en gedeclareerd, hetgeen zou neerkomen op fraude.

5.22    Nu verweerder  in januari 2016 nog onderworpen is geweest aan een 100% controle door de Raad voor de Rechtsbijstand en uit die controle geen onregelmatigheden zijn gebleken, kan op grond van de thans beschikbare gegevens niet geoordeeld worden dat verweerder toevoegingen heeft gevraagd en gedeclareerd voor rechtsbijstand die door hem niet daadwerkelijk is verleend en aldus in strijd heeft gehandeld met de op hem rustende verplichting tot (financiële) integriteit. Uit de op de website van de Raad voor Rechtsbijstand gepubliceerde Kenniswijzer blijkt dat de Raad voor de Rechtsbijstand bij controles ook dossiers raadpleegt, zodat bij die controles had moeten blijken dat er geen werkzaamheden door verweerder zijn verricht.

De maatregel

5.23    In zijn derde grief stelt verweerder de maatregel aan de orde. Hij stelt dat de maatregel van schrapping mede gelet op de positieve ontwikkeling van verweerder met de High Trust-foutenscore van 0 en het zeer beperkte tuchtrechtelijke verleden van verweerder disproportioneel en te zwaar is.

5.24    Het hof overweegt als volgt.

5.25    De praktijkvoering van verweerder voldeed, blijkens de onderzoeken van de deken, in belangrijke mate en ernstig verwijtbaar niet aan de Verordening op de advocatuur, met name op het punt van de organisatie van het kantoor en de dienstverlening aan de cliënt.

5.26    Verweerder voert aan dat er sprake is van een positieve ontwikkeling. Voorts zijn uit de recente High Trust controle door de Raad voor de Rechtsbijstand geen onregelmatigheden gebleken. In de gesprekken tussen de deken en verweerder is  sprake geweest van coaching. Dit heeft geen vervolg gekregen, niettegenstaande de door de deken aan verweerder gegeven optie: “ofwel begeleiding door een advocaat/coach ofwel indiening van een dekenbezwaar”. Het hof is van oordeel dat het initiatief om te komen tot een coachingtraject weliswaar bij verweerder behoort te liggen, maar dat onder de gegeven omstandigheden van de deken tenminste mag worden verwacht dat hij verweerder aanwijzingen geeft waaraan dat traject ten aanzien van vorm, inhoud en duur dient te voldoen. Ter zitting in hoger beroep heeft verweerder desgevraagd verklaard dat hij zich ervan bewust is dat de aan het coachingtraject verbonden kosten voor zijn rekening zijn en dat hij ook in staat is deze kosten te betalen.

5.27    Ter zitting van de raad is door de deken gesteld dat hem niet bekend is wat de stand van zaken is sinds februari 2016 en dat nog in 2016 een kantoorbezoek zou worden afgelegd. Dit heeft nog niet plaatsgevonden.

5.28    Onder deze omstandigheden is het hof van oordeel dat nader onderzoek vereist is.

5.29    Het hof draagt de deken op nader onderzoek te verrichten naar de praktijkvoering van verweerder sinds 1 januari 2016 en daarbij de volgende vragen te beantwoorden:

1.    Voldoet de praktijkvoering van verweerder, voor zover het gaat om zaken die hij na 1 januari 2016 in behandeling heeft genomen, aan de eisen welke voortvloeien uit de Verordening op de advocatuur?

2.    Zo dat niet het geval is: op welke punten voldoet de praktijkvoering van verweerder niet aan de Verordening op de advocatuur?

3.    Is het mogelijk en opportuun, gezien de beantwoording van vraag 2, een coaching traject in gang te zetten, en zo ja: is dat reeds ingezet en op welke wijze?  

4.    Geeft het onderzoek aanleiding tot andere opmerkingen?    

5.30    Het hof bepaalt dat het verslag van het onderzoek door de deken uiterlijk op 27 februari 2017 aan het hof en verweerder moet zijn toegezonden.

5.31    Het hof houdt de mondelinge behandeling van het dekenbezwaar aan tot vrijdag 10 maart 2017 in de ochtend om 10.00 uur.

BESLISSING

Het Hof van Discipline:

-    heropent het onderzoek;

-    draagt de deken, op om onderzoek te verrichten en daarvan verslag te doen zoals onder 5.29 en 5.30 is omschreven;

-    bepaalt dat de behandeling van de klacht zal worden voortgezet op de zitting van het Hof van Discipline van vrijdag 10 maart 2017 in de ochtend om 10.00 uur en roept partijen voor deze zitting op;

-    houdt iedere verdere beslissing aan.

Aldus gewezen door mr. G.J. Driessen-Poortvliet, voorzitter, mrs. G. Creutzberg, L. Ritzema, H. van Loo en G.J. Visser, leden, in tegenwoordigheid van mr. A.N. Kikkert, griffier, en in het openbaar uitgesproken op 9 januari 2017.

griffier    voorzitter    

De beslissing is verzonden op 9 januari 2017.